สมัยนี้ องค์กรไหนๆ ก็พูดถึงการใช้ HR software และเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้งาน HR แต่สำหรับ HR มือใหม่ หรือมือเก่าที่ยังทำหลายๆ อย่างด้วยตัวเอง อาจสงสัยว่า เจ้าตัวช่วยที่ว่านี้ มันมีอะไรบ้าง แล้วช่วยงานอะไรฉันได้บ้างนะ วันนี้เราจะมาหาคำตอบไปพร้อมกัน
HR software แต่ละตัวนั้น อาจมีหลากหลายฟีเจอร์ ทำได้หลายอย่าง หรืออาจเป็นระบบเฉพาะทางเพื่อตอบโจทย์ฟังก์ชั่นใดฟังก์ชั่นหนึ่งโดยเฉพาะ แต่โดยทั่วไป แบ่งได้เป็น 5 ประเภท ดังนี้
1. ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน
(HRIS – Human Resource Information System)
พูดให้ง่ายๆ HRIS เปรียบเหมือน ที่เก็บข้อมูลทุกอย่างเกี่ยวกับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลเกี่ยวกับการทำงาน เรียกได้ว่าเป็นทั้งแหล่งจัดเก็บและจัดการข้อมูลได้ครบจบในที่เดียว
ระบบ HRIS ทำอะไรได้?
- จัดเก็บและจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
- ติดตามการลา การขาดงาน และชั่วโมงการทำงาน
- จัดการโครงสร้างองค์กรและตำแหน่งงาน
- สร้างรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงาน
ตัวอย่างการใช้งาน:
สมมติว่าคุณต้องการทราบว่าแผนกไหนในบริษัทมีอัตราการลาออกสูงที่สุดในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมา แทนที่จะต้องไปนั่งค้นหาไฟล์หรือเอกสารให้วุ่นวาย คุณสามารถใช้ HRIS ที่เก็บข้อมูลทั้งหมดของพนักงาน สร้างรายงานที่แสดงอัตราการลาออกแยกตามแผนกได้ในไม่กี่คลิก ทำให้คุณเห็นภาพรวมและสามารถวางแผนแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุด
2. ระบบติดตามผู้สมัคร
(Applicant Tracking System – ATS)
ATS คือผู้ช่วยที่จะทำให้กระบวนการสรรหาและว่าจ้างพนักงานเป็นเรื่องง่ายขึ้น
ระบบ ATS ทำอะไรได้?
- รับและจัดการใบสมัครงานออนไลน์
- คัดกรองผู้สมัครตามเกณฑ์ที่กำหนด
- จัดการกระบวนการสัมภาษณ์และประเมินผล
- ติดตามสถานะการสมัครงานของผู้สมัคร
- สื่อสารกับผู้สมัครแบบอัตโนมัติ
ตัวอย่างการใช้งาน:
บริษัทของคุณกำลังเปิดรับสมัครตำแหน่ง Software Developer และมีผู้สมัครส่งใบสมัครเข้ามากว่า 500 คน ATS สามารถคัดกรองผู้สมัครที่มีทักษะตรงตามที่ต้องการ เช่น มีประสบการณ์ในการใช้ Python อย่างน้อย 3 ปี และมีความรู้เรื่อง Machine Learning ทำให้คุณได้รายชื่อผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามต้องการเพียง 50 คน ช่วยประหยัดเวลาในการคัดกรองไปได้มาก
3. ระบบบริหารผลการปฏิบัติงาน
(Performance Management System)
ระบบนี้ช่วยให้การประเมินและพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเป็นเรื่องที่ทำได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ
ระบบ PMS ทำอะไรได้?
- ตั้งเป้าหมายและ KPIs
- ติดตามความก้าวหน้าของงาน
- ให้และรับ feedback แบบ real-time
- จัดการการประเมินผลประจำปี
ตัวอย่างการใช้งาน:
คุณสามารถใช้ระบบนี้ในการทำ 360-degree feedback ได้ โดยให้พนักงานคนหนึ่งได้รับการประเมินจากหัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน และลูกน้อง (ถ้ามี) ระบบจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดและสรุปผลให้คุณ ทำให้การประเมินมีความรอบด้านและเป็นธรรมมากขึ้น
4. ระบบจัดการการเรียนรู้
(Learning Management System – LMS)
LMS เรียกได้ว่าเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับ HRD (Human Resource Development) เพราะลำพังการจัดหลักสูตรอบรมแบบออฟไลน์นั้นไม่เพียงพออีกต่อไป แต่นอกจากการใช้งานระบบ LMS จะเปิดโอกาสให้พนักงานเข้าถึงความรู้ใหม่ๆ ได้ทุกที่ทุกเวลา ยังสามารถ:
- สร้างและจัดการหลักสูตรออนไลน์
- ติดตามความคืบหน้าในการเรียนของพนักงาน
- จัดการการทดสอบและประเมินผล
- ออกใบประกาศนียบัตรอิเล็กทรอนิกส์
ตัวอย่างการใช้งาน:
สมมติว่าบริษัทของคุณต้องการให้พนักงานทุกคนผ่านการอบรมเรื่องความปลอดภัยทางไซเบอร์ คุณสามารถสร้างหลักสูตรออนไลน์ในระบบ LMS พร้อมแบบทดสอบ กำหนดให้พนักงานทุกคนต้องเรียนให้จบและทำแบบทดสอบให้ผ่านภายในเวลาที่กำหนด ระบบจะติดตามว่าใครเรียนจบแล้ว ใครยังไม่เริ่ม และส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังพนักงานที่ยังไม่ได้เริ่มเรียน
5. ระบบบริหารจัดการค่าตอบแทนและสวัสดิการ
(Compensation and Benefits Management)
ระบบนี้เรียกได้ว่ายอดฮิตสำหรับ HR ที่ต้องการปลดภาระความซับซ้อนของการทำ payroll เงินเดือนพนักงาน ช่วยให้การจัดการเรื่องเงินเดือนและสวัสดิการเป็นเรื่องง่ายและแม่นยำมากยิ่งขึ้น เพราะสามารถ:
- คำนวณเงินเดือนและภาษี
- จัดการสวัสดิการและการเบิกจ่าย
- ติดตามการใช้วันลาและโอที
- สร้างรายงานค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร
ตัวอย่างการใช้งาน:
นอกจากจัดการเรื่องยุ่งยากในการทำ payroll แล้ว เมื่อถึงเวลาปรับเงินเดือนประจำปี คุณสามารถใช้ระบบนี้ในการจำลองสถานการณ์ต่างๆ ได้ เช่น หากปรับเงินเดือนขึ้น 5% ทั้งบริษัทจะส่งผลต่องบประมาณอย่างไร หรือหากต้องการควบคุมงบประมาณไม่ให้เกิน 3% จะสามารถปรับเงินเดือนพนักงานแต่ละคนได้เท่าไหร่ ระบบจะช่วยคำนวณและแสดงผลให้คุณเห็นภาพรวมได้อย่างชัดเจน
การใช้ HR Software เหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้งาน HR ของคุณก้าวไปอีกระดับ ไม่เพียงแต่ช่วยลดงานที่ซ้ำซากและใช้เวลามาก แต่ยังช่วยให้คุณมีข้อมูลเชิงลึกที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้อีกด้วย
คำถามสำคัญคือ คุณพร้อมที่จะนำ HR Software มาปรับใช้กับองค์กรของคุณแล้วหรือยัง? และคุณคิดว่าระบบไหนที่จะช่วยแก้ปัญหาที่องค์กรของคุณกำลังเผชิญอยู่ได้มากที่สุด?
ถ้าคุณกำลังมองหา HR software ที่ตอบโจทย์ได้หลากหลายฟังก์ชั่น ได้มาตรฐานสากล เราขอแนะนำ Pinno Solutions บริษัทในเครือ PRTR Group ผู้นำในบริการด้าน Total HR Solutions ในประเทศไทย ติดต่อทีมงาน ของเราได้เลย!
