การจ่ายค่าจ้างและเงินเดือนพนักงานถือเป็นหนึ่งในภาระงานสำคัญของฝ่าย HR เพราะส่งผลกระทบโดยตรงต่อชีวิตคนทำงาน การจัดการเงินเดือน หรือทำ payroll ให้ถูกต้อง ครบถ้วน ตรงเวลา เป็นสิ่งจำเป็น
ในปัจจุบัน องค์กรมีตัวเลือกหลักๆ 2 วิธีในการจัดการ payroll นั่นคือ การจ้างบริษัทภายนอก หรือผู้ให้บริการทำเงินเดือนพนักงาน ให้ทำ payroll หรือการนำ payroll software มาใช้ในองค์กรเอง ทั้งสองวิธีมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกัน
จ้างบริษัททำ Payroll
จุดเด่น
- ประหยัดเวลาและแรงงาน การจ้างบริษัทภายนอก จะช่วยประหยัดเวลาและแรงงานของ HR ในองค์กรได้เป็นอย่างมาก เนื่องจากบริษัทผู้ให้บริการจะเป็นผู้รับผิดชอบดูแลขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน หักภาษี จนถึงการจ่ายเงินให้พนักงาน
- ลดความเสี่ยงในการทำผิดกฎหมายแรงงาน บริษัทผู้ให้บริการทำเงินเดือน หรือ payroll นั้น มีความเชี่ยวชาญและติดตามกฎหมายแรงงานอย่างใกล้ชิด จึงสามารถช่วยลดความเสี่ยงในการทำผิดกฎหมายหรือคำนวณผิดพลาดได้
- บริการมีมาตรฐาน บริษัทผู้ให้บริการ payroll มักมีมาตรฐานการให้บริการที่ชัดเจน ทั้งในเรื่องการจัดเก็บและจัดการข้อมูลที่เป็นความลับ ทำให้องค์กรสามารถคาดหวังระดับการบริการที่จะได้รับ รวมถึงการแก้ไขปัญหาและการสนับสนุนทางเทคนิคได้อย่างรวดเร็ว
ข้อพิจารณา
- ต้นทุนค่าใช้จ่ายค่าบริการของบริษัทผู้ให้บริการ payroll อาจสูงขึ้นตามความซับซ้อนของบริการที่ลูกค้าต้องการ
- ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลพนักงาน การส่งข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานให้บริษัทภายนอก อาจทำให้เกิดความกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลได้ องค์กรต้องมั่นใจในมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของผู้ให้บริการ
- ความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน การใช้บริการภายนอกอาจทำให้องค์กรขาดความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนขั้นตอนหรือรูปแบบการจัดการ payroll ให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร
ใช้ Payroll Software
จุดเด่น
- ต้นทุนค่าใช้จ่ายการลงทุนซื้อ payroll software มาใช้ภายในองค์กรจะมีต้นทุนที่ถูกกว่าการจ้างบริษัทภายนอกในระยะยาว โดยเฉพาะสำหรับองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่
- ควบคุมข้อมูลได้ทั้งหมด การใช้ payroll software ภายในองค์กรจะทำให้ไม่ต้องส่งข้อมูลออกนอกบริษัท สามารถควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานได้ ลดความกังวลด้านความปลอดภัยของข้อมูล
- ความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนองค์กรเลือกสามารถปรับแต่ง payroll software ให้เข้ากับความต้องการและขั้นตอนการทำงานขององค์กรได้ง่าย (มากน้อยขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์) มีความยืดหยุ่นในการเปลี่ยนแปลงมากกว่าการจ้างบริการภายนอก
ข้อพิจารณา
- ต้องลงทุนในการฝึกอบรมพนักงาน การนำ payroll software มาใช้ใหม่ จำเป็นต้องให้ผู้เกี่ยวข้อง “เรียนรู้วิธีใช้งาน” อย่างจริงจัง ให้สามารถใช้งานซอฟต์แวร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจต้องใช้เวลาและต้นทุนเพิ่มขึ้น
- ความเสี่ยงจากการอัปเดตซอฟต์แวร์ เมื่อมีการอัปเดต payroll software เวอร์ชั่นใหม่ อาจเกิดปัญหาการทำงานผิดพลาดหรือข้อมูลเสียหายได้ หากองค์กรไม่ได้เตรียมการอย่างเหมาะสม
- ต้องมีทีมงานรับผิดชอบดูแล องค์กรต้องมีทีมงานที่รับผิดชอบดูแลการใช้งาน การอัปเดต และการแก้ไขปัญหาของ payroll software อย่างต่อเนื่อง ซึ่งอาจเป็นภาระหากองค์กรขาดบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญด้านนี้
การเลือกใช้วิธีการจัดการ payroll ระหว่างการจ้างบริษัททำ payroll หรือการนำ payroll software มาใช้เองนั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น ขนาดองค์กร งบประมาณ ความต้องการความเป็นส่วนตัวและความยืดหยุ่น โดยองค์กรควรประเมินข้อดีข้อเสียของทั้งสองวิธีให้ดีก่อนตัดสินใจ เพื่อเลือกวิธีที่เหมาะสมและตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้มากที่สุด
สนใจบริการ payroll จากผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์กว่า 30 ปี อย่าง PRTR ติดต่อเราได้ที่ https://www.prtr.com
