ถ้าพูดกันแบบกว้างๆ เราอาจคุ้นเคยกับคำกล่าวที่ว่า หน้าที่ของ HR คือการดูแลคนในบริษัท และนั่นทำให้หนึ่งในบทบาทสำคัญที่เกี่ยวข้องกับชีวิตคนทำงาน อย่างเรื่อง “เงินเดือน” อยู่ในความดูแลของงาน HR เช่นกัน แต่คุณเคยสงสัยไหมว่าแล้วการทำ payroll หรือทำเงินเดือนพนักงานนี่ต้องทำอะไรบ้าง และทำไมการทำ payroll ที่มีประสิทธิภาพถึงสำคัญนักสำหรับธุรกิจ?
HR payroll หรือคนจัดการเงินเดือนพนักงาน มีบทบาทสำคัญในการดูแลระบบการจ่ายเงินเดือนและผลประโยชน์ต่างๆ ให้กับพนักงาน ซึ่งเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและต้องอาศัยความรู้ความเข้าใจเฉพาะทาง
หน้าที่ของ HR Payroll
ไม่ใช่แค่ทำหน้าที่จ่ายเงินให้พนักงานแล้วจบ เพราะกระบวนการทำงานของ HR Payroll นั้นมีทั้งก่อนจ่ายเงินและหลังจ่ายเงิน ซึ่งล้วนเป็นกระบวนการที่สำคัญ มีความละเอียดซับซ้อน และผิดพลาดไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็น
- คำนวณเงินเดือนและค่าตอบแทนพนักงานตามลักษณะโครงสร้างและนโยบายของบริษัท
- จัดการภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบประกันสังคม
- ตรวจสอบและคำนวณผลประโยชน์และสวัสดิการที่เกี่ยวข้องของพนักงาน
- ตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกเวลาทำงานและการลาหยุด
- จัดทำรายงานและเอกสาร payroll ตามข้อกฎหมาย
- ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและข้อบังคับต่างๆ
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าองค์กรขาด HR ที่เชี่ยวชาญในการทำ Payroll ?
เมื่อไรก็ตามที่เกิดความผิดพลาดเรื่อง “เงินเดือน” นั่นหมายถึงผลกระทบต่อชีวิตของพนักงาน ในขณะเดียวกันก็ส่งผลต่อความเชื่อมั่นในองค์กรอีกด้วย การไม่มี payroll expert ในองค์กรอาจนำมาซึ่งปัญหาบานปลาย เช่น
- ความผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน ส่งผลต่อขวัญกำลังใจพนักงาน
- เสี่ยงละเมิดกฎหมายแรงงาน นำไปสู่การถูกปรับหรือฟ้องร้อง
- สูญเสียเวลาและทรัพยากรมากเกินจำเป็นในการแก้ไขข้อผิดพลาด
- ขาดความโปร่งใสในการจัดการการเงิน เสี่ยงต่อการทุจริต
- ขาดข้อมูลสำคัญในการวางแผนทรัพยากรบุคคลและงบประมาณในอนาคต
และนี่เอง เป็นสาเหตุที่องค์กรต้องให้ความสำคัญกับการมี “ผู้เชี่ยวชาญด้าน payroll” ไม่ว่าจะเป็น HR Payroll เอง หรือผู้ให้บริการด้าน outsource payroll ช่วยสร้างความมั่นใจว่าระบบการจ่ายเงินเดือนจะมีความถูกต้องง โปร่งใส และเป็นไปตามกฎหมาย
