ลองนึกภาพดู ว่าทุกๆ สิ้นเดือน คุณกำลังนั่งจ้องหน้าจอคอมพิวเตอร์จนดึกดื่น พยายามไล่เรียงตัวเลขในสเปรดชีตที่ดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุด แล้วจู่ๆ คุณก็พบว่ามีข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนของพนักงานคนหนึ่ง… ที่เกิดขึ้นมาสามเดือนแล้ว! นั่นคือจุดที่ HR หลายคนคงเริ่มคิดว่า หรือว่าการใช้ระบบ payroll หรือใช้ซอฟต์แวร์ที่สามารถทำ Payroll Automation ได้ ไม่ใช่เรื่องเลวร้ายอะไร
แต่แน่นอนว่ามันไม่ใช่สิ่งที่นึกอยากจะเปลี่ยนเองก็เปลี่ยน ก่อนที่คุณจะรีบควักกระเป๋าลงทุนกับระบบใหม่ มาดูกันดีกว่าว่า การลงทุนใน Payroll Automation นั้นคุ้มค่าแค่ไหน? มีข้อดีและข้อควรพิจารณาอะไรบ้าง? แล้วท้ายที่สุด มันจะช่วยให้คุณหลุดพ้นจากปัญหา “ปวดหัวกับ payroll” ได้อย่างไร?
Payroll Automation คืออะไร?
ถ้าจะพูดให้ง่าย มันก็คือ การใช้เทคโนโลยีและซอฟต์แวร์จัดการระบบเงินเดือนแบบอัตโนมัติ ตั้งแต่การคำนวณ หักภาษี จนถึงการโอนเงินเข้าบัญชีพนักงาน โดยที่ HR แทบไม่ต้องแตะต้องอะไรเลย
ข้อดีของ Payroll Automation
- ประหยัดเวลาแบบสุดๆ: ลดเวลาในการทำ payroll ลงได้ถึง 70% เลยทีเดียว คิดดูสิว่า HR ของคุณจะเอาเวลาที่เหลือไปทำอะไรได้บ้าง
- ลดข้อผิดพลาดเกือบเป็นศูนย์: เพราะทุกอย่างเป็นระบบ ทั้งการจัดเก็บบันทึกข้อมูลและการคำนวณต่างๆ ลด human error ได้แทบทุกขั้นตอน ไม่ต้องกลัวว่าจะคำนวณผิดแล้วโดนพนักงานบ่นอีกต่อไป
- ความปลอดภัยของข้อมูลสูง: ข้อมูลสำคัญของพนักงานจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย ไม่ต้องกลัวว่าจะมีใครแอบดูสเปรดชีตเงินเดือนที่คุณลืมทิ้งไว้บนโต๊ะ
ข้อควรพิจารณา (ก่อนตัดสินใจลงทุน)
- ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่สูง: เหมือนการซื้อบ้าน ต้องลงทุนก้อนใหญ่ตอนแรก แต่คุ้มค่าในระยะยาว
- การฝึกอบรมทีม HR: อย่าคิดว่าซื้อระบบมาแล้วจะใช้งานได้เลย ต้องลงทุนเวลาฝึกทีมด้วย บางคนอาจจะคิดถึงสเปรดชีตเก่าๆ ที่คุ้นเคย ต้องเตรียมใจรับมือ
- ความเข้ากันได้กับระบบอื่นๆ: ถ้าองค์กรของคุณเคยใช้ระบบอื่นใดอยู่ อาจต้องพิจารณาความสามารถในการใช้งานร่วมกันกับระบบใหม่ให้ได้ด้วย ไม่อย่างนั้นจะกลายเป็นซื้อมาแล้วใช้ร่วมกับระบบเก่าไม่ได้ ต้องแยกทำงาน เกิด silo อยู่ดี
- ความปลอดภัยทางไซเบอร์: ยิ่งทันสมัย ยิ่งต้องระวัง ต้องมั่นใจว่าระบบมีการป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์ที่แน่นหนา
สรุป: คุ้มไหมกับการลงทุนใน Payroll Automation?
ถ้าให้ตอบสั้นๆ ก็คือในระยะยาว “คุ้ม” โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางถึงใหญ่ที่มีพนักงานเป็นร้อยเป็นพัน
แต่สำหรับธุรกิจเล็กๆ ที่มีพนักงานหลักสิบคน อาจจะต้องคิดให้ดีๆ เพราะการลงทุนอาจจะสูงเกินความจำเป็น (แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะไม่เหมาะ ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของแต่ละบริษัท)
ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจอย่างไร สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงความต้องการเฉพาะของธุรกิจคุณ และเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุด เพราะในโลกธุรกิจ ไม่มีสูตรสำเร็จที่ใช้ได้กับทุกคน แต่มีทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละองค์กร
PRTR: ทางเลือกที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการด้าน Payroll
หลังจากที่เราได้พูดคุยกันถึงข้อดีและข้อควรพิจารณาของ Payroll Automation กันไปแล้ว คุณอาจจะกำลังคิดว่า “แล้วฉันจะเริ่มต้นยังไงดี?” ถ้าอย่างนั้น สิ่งต่อไปที่คุณต้องทำ คือติดต่อ PRTR เข้ามาพูดคุยกัน!
ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดไหน มีความต้องการบริการ payroll แบบไหน PRTR ก็พร้อมที่จะสนับสนุนคุณ:
- ต้องการระบบ Payroll Automation? เรามี HR software ที่จะเป็นโซลูชันที่ครอบคลุมทุกความต้องการ ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน ภาษี ไปจนถึงการรายงานผลแบบเรียลไทม์ ช่วยให้คุณก้าวสู่ยุคดิจิทัลได้อย่างมั่นใจ
- ต้องการ “ผู้ช่วย” ในการทำเงินเดือน? เรามีทีม Payroll Expert ที่พร้อมจะเป็น “ผู้ช่วยคนสำคัญ” ของคุณ ช่วยจัดการทุกขั้นตอนของการทำเงินเดือน โดยที่คุณไม่ต้องปวดหัวเลย
- ยังไม่แน่ใจว่าต้องการอะไร? ไม่เป็นไร ทีมงานของเราพร้อมให้คำปรึกษา วิเคราะห์ความต้องการของธุรกิจคุณ และเสนอแนะโซลูชันที่เหมาะสมที่สุด
PRTR เข้าใจดีว่าทุกธุรกิจมีความต้องการที่แตกต่างกัน นั่นคือเหตุผลที่เราพร้อมปรับแต่งบริการให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของคุณ
