ถ้าองค์กรของคุณ ยังได้ยินเสียงถอนหายใจจากทีม HR เมื่อใกล้ถึงช่วงจ่ายเงินเดือน เพราะระบบ payroll เงินเดือนที่มีอยู่ เต็มไปด้วยขั้นตอนที่ยุ่งยาก ซับซ้อน และกินเวลา แม้เทคโนโลยีจะก้าวไกลแค่ไหน แต่ยังคงติดอยู่กับบ Excel spreadsheets และการทำงานด้วยมือที่แทบจะเรียกได้ว่าเป็น “ยุคหิน” ของการบริหารจัดการ คงได้เวลา “เปลี่ยน” วิถีการทำเงินเดือนเสียใหม่
ระบบ Payroll เงินเดือน ที่ไร้ประสิทธิภาพ อาจกลายเป็นตัวขัดขวางการเติบโตขององค์กร
ความลังเลที่จะลงทุนกับระบบ payroll เงินเดือน ปล่อยให้การทำงานซ้ำซ้อนและ manual ไม่ได้ส่งผลแค่ความผิดพลาดจาก human error แต่ยังมีมิติอื่นๆ ที่ถูกมองข้าม และมันกำลังทำร้ายองค์กรไปเรื่อยๆ
ความท้าทายที่มากกว่าแค่การจ่ายเงิน
เพราะการทำเงินเดือน มีรายละเอียดและขั้นตอนทั้ง “ก่อน” และ “หลัง” การจ่ายเงินให้พนักงาน ลองจินตนาการดูว่า ถ้า HR ต้องทำสิ่งเหล่านี้ “ด้วยมือ” ไม่มีเครื่องมือช่วย ความผิดพลาดมีโอกาสเกิดขึ้นแน่นอน
- การรวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่หลายระบบ เช่น การรวบรวมข้อมูลการลา โอที และสวัสดิการต่างๆ
- การคำนวณที่ซับซ้อนและเสี่ยงต่อความผิดพลาด ทั้งรายรับสุทธิ ภาษี และอื่นๆ
- การจัดการข้อมูลที่อ่อนไหว เอกสารทางกฎหมาย และระเบียบต่างๆ ให้ถูกต้อง
ระบบ payroll ที่ไม่มีประสิทธิภาพ ส่งผลอย่างไร?
- ความสูญเสียด้านเวลาและทรัพยากร
ฝ่าย HR ใช้เวลามากกับการจัดการ payroll จนเสียเวลาที่ควรใช้ไปกับการวางแผนพัฒนาคนและช่วยขับเคลื่อนองค์กร
- ผลกระทบต่อความพึงพอใจของพนักงาน
ความล่าช้าในการจ่ายเงินเดือน หรือความผิดพลาด ส่งผลต่อความเชื่อมั่นที่พนักงานมีต่อองค์กร และอาจนำไปสู่การตัดสินใจออกจากองค์กรไปเพราะรู้สึกว่าองค์กรไม่ได้ให้ความสำคัญ
สิ่งที่จะได้รับจากการลงทุนในระบบ payroll ?
- ได้เวลาที่มากขึ้นสำหรับงานที่สร้างมูลค่าให้องค์กรได้มากกว่า
- ได้ระบบการจัดเก็บข้อมูลของพนักงานที่แม่นยำและพร้อมใช้งาน
- พนักงานที่มีความพึงพอใจและเชื่อมั่นในองค์กรมากขึ้น
เทคโนโลยีไม่ใช่เรื่องไกลตัวอีกต่อไป
ถ้าคุณกำลังคิดว่าระบบ payroll อัตโนมัติเป็นเรื่องของบริษัทใหญ่ๆ เท่านั้น ขอให้คิดใหม่ ปัจจุบัน มีโซลูชันที่เหมาะกับทุกขนาดองค์กร ตั้งแต่ธุรกิจเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ แถมยังมีตัวเลือกทั้งผู้ให้บริการระบบ payroll ในรูปแบบซอฟต์แวร์หรือ application หรือจะเป็นในรูปแบบ payroll outsourcing หรือการให้บริษัทนอกเป็นคนจัดการเงินเดือนพนักงานให้แบบครบวงจร ก็ยังได้ แต่ละองค์กรสามารถเลือกวิธีที่จะตอบโจทย์ความต้องการและโครงสร้างองค์กรได้ดีที่สุด
